Βελτίωση Επιχειρηματικής Επίδοσης

Η διαγνωστική αξιολόγηση βελτίωσης της επίδοσης μιας επιχείρησης είναι το πρώτο και απαραίτητο βήμα για διερεύνηση των ευκαιριών που υπάρχουν, τόσο εντός όσο και εκτός της επιχείρησης, για βελτίωση της επίδοσής της σε διάφορα επίπεδα.

Διάγνωση – Το Πρώτο Βήμα

Η διαδικασία περιλαμβάνει χρήση διαγνωστικών εργαλείων / ανάλυση δεδομένων και κρίσιμων δεικτών επίδοσης (Key Performance Indicators – KPI’s) καθώς και διεξοδική συζήτηση με την διευθυντική ομάδα της επιχείρησης με στόχο τον εντοπισμό αδυναμιών και ευκαιριών βελτίωσης της επιχειρηματικής επίδοσης.

Μέσα από την διαγνωστική διαδικασία καθίσταται εφικτή η αναγνώριση περιθωρίων βελτίωσης της επιχειρηματικής επίδοσης.  Επιπρόσθετα, είμαστε πλέον σε θέση να τεκμηριώσουμε τον βαθμό θετικής επίδρασης ως αποτέλεσμα εναλλακτικών μέτρων – παρεμβάσεων.

Ιεράρχηση Προτεραιοτήτων

Σε κάθε επιχείρηση, σε όποιο επίπεδο επίδοσης και εαν βρίσκεται, υπάρχει πάντοτε πληθώρα ευκαιριών για αποτελεσματικότερη λειτουργία και αποτελέσματα.  Αυτός είναι και ο λόγος που είναι απαραίτητη η ιεράρχηση προτεραιοτήτων βελτίωσης προς στόχευση.

“Βελτίωση Παραγωγικότητας; Μείωση Κόστους Διανομής; Aύξηση Πωλήσεων; Πιο Kαινοτόμα Προϊόντα;”

Θα πρέπει να δωθεί μια ξεκάθαρη απάντηση στα ερωτήματα:

“Τί χρειάζεται, προτίστως, να πετύχει η επιχείρησή μας;”

και

“Tί θα πρέπει να αλλάξει αφού ολοκληρωθεί η όλη προσπάθεια;

Τί είναι ‘Επιχειρηματική Επίδοση’;

Η ‘Επίδοση’ ορίζεται ως εργασία με ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ Αποτέλεσμα.
Η επίσκεψη ενός πωλητή σε υποψήφιο πελάτη είναι απλά μια εργασία.  Η ίδια επίσκεψη, δεδομένου ότι καταλήγει σε συμφωνία του πελάτη για έναρξη συνεργασίας και επίτευξη πώλησης (αποτέλεσμα), αποτελεί επίδοση και μπορούμε να την μετρήσουμε.

Υπάρχουν 3 τρόποι βελτίωσης της επίδοσης μιας επιχείρησης, οποιοδήποτε τμήμα της και εάν εξετάσουμε και για οποιαδήποτε διεργασία:

ΠΡΩΤΟΣ – Μείωση του κόστους της εργασίας η οποία έχει ως αποτέλεσμα την επίτευξη του υφιστάμενου επιπέδου / ποιότητας προϊόντων, υπηρεσιών, ή οποιουδήποτε άλλου αποτελέσματος το οποίο έχει ‘αξία’ για τον πελάτη, την επιχείρηση, ή άλλο ενδιαφερόμενο μέρος της επιχείρησης

ΔΕΥΤΕΡΟΣ – Παραγωγή αποτελέσματος το οποίο έχει μεγαλύτερη αξία για τον τελικό αποδέκτη / ενδιαφερόμενο μέρος, χωρίς να αυξηθεί το κόστος της εργασίας

ΤΡΙΤΟΣ – Και τα δύο πιο πάνω, δηλαδή μείωση του κόστους της εργασίας και ταυτόχρονα, επιτυχία στο να προσθέσουμε αξία στο αποτέλεσμα.

“Με ένα Σμπάρο Δυο Τριγόνια!”

Για παράδειγμα, με το online banking που υιοθέτησαν εδώ και αρκετά χρόνια οι τράπεζες πέτυχαν και τα δύο.

Μείωσαν το κόστος εξυπηρέτησης των πελατών τους (λιγότερο προσωπικό εξυπηρέτησης στα ταμεία) προσφέροντας ταυτόχρονα αναβαθμισμένες υπηρεσίες (πρόσβαση σε λογαριασμούς και διεκπεραίωση συναλλαγών 24 ώρες την ημέρα/ 7 ημέρες την εβδομάδα).

Ο ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών έχει σκοπό την βελτίωση της συνολικής επίδοσης της επιχείρησης, μέσα από την βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των πιο κρίσιμων / σημαντικών διαδικασιών που συντελούνται σε μια επιχείρηση.

Λειτουργεί ως ‘Καταλύτης’

Ο ανασχεδιασμός λειτουργεί ως καταλύτης για την επίτευξη ενός αναβαθμισμένου προϊόντος, αισθητά καλύτερης ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών, με τον πιο παραγωγικό και αποτελεσματικό τρόπο, με το πιο ανταγωνιστικό κόστος.

Το στάδιο του ανασχεδιασμού ακολουθεί την διαδικασία διαγνωστικής αξιολόγησης, κατά την οποία έχουν – ήδη – εντοπιστεί οι ευκαιρίες για βελτίωση οι οποίες ευθυγραμμίζονται με συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους.

Χαρτογράφιση Διαδικασιών

Η εργασία του ανασχεδιασμού προϋποθέτει λεπτομερή ‘χαρτογράφηση’ (mapping) των διαδικασιών υπό μελέτη (την υφιστάμενη κατάσταση).

“Η Χαρτογράφηση των διαδικασιών οδηγεί σε εντοπισμό της ‘σπατάλης’ πόρων”

Με αυτό τον τρόπο καθίσαται εφικτή η ανάλυση της κάθε διαδικασίας στα συνιστώντα μέρη του ‘συστήματος’ – εισροές, εκροές, εργασίες, τελικό αποτέλεσμα (inputs, outputs, activities, results).

Η συγκεκριμένη τεκμηρίωση ανοίγει τον δρόμο για αναγνώριση κάθε είδους ‘σπατάλης’ (waste) στην συγκεκριμένη διαδικασία.

Ανασχεδιασμός Διαδικασιών

Με αφετηρία τον συγκεκριμένο στόχο που θέλουμε να επιτύχουμε (π.χ. αύξηση πωλήσεων) προχωρούμε στο τελευταίο βήμα της εργασίας που περιλαμβάνει τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών με τρόπο που να εξαλείφεται ή να μειώνεται η ‘σπατάλη’.

Την ίδια στιγμή, στόχο αποτελεί και ο σχεδιασμός διαδικασιών που να αποφέρουν καλύτερο αποτέλεσμα, με τα ίδια επίπεδα ‘προσπάθειας’ / χρήσης πόρων.

Η σύγχρονες πρακτικές στον τομέα του ανασχεδιασμού διαδικασιών αναγνωρίζουν την ανάγκη αντιμετώπισης της επιχείρησης ως ένα ‘πολύπλοκο σύστημα’, έναν ‘ζωντανό οργανισμό’. Ότι δηλαδή, οποιαδήποτε αλλαγή σε μια μεμονωμένη διαδικασία έχει αντίκτυπο σε άλλες διαδικασίες και στην επιχείρηση ως σύνολο.

“Ο ανασχεδιασμός διαδικασιών απαιτεί μια ‘ολιστική’ προσέγγιση”

Ως εκ τούτου, μία ‘ολιστική – συστημική προσέγγιση’ (holistic – systemic approach) είναι απαραίτητη έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι οι όποιες μεμονωμένες αλλαγές σε διαδικασίες αφομοιώνονται αρμονικά με το σύνολο των διεργασιών που συντελούνται και έχουν ως τελικό αποτέλεσμα την συνολική βελτίωση της επιχειρηματικής επίδοσης.